Vai trò của Internet trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

      Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Intenet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu. Internet đã trở thành phương tiện giúp truyền đạt, trao đổi thông tin, hợp tác, giao lưu… giữa mọi người trong xã hội. Đặc biệt, Internet có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ lịch sử để phục vụ đắc lực về việc học tập, nghiên cứu,… đáp ứng được yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và công dân. Do vậy, Internet trở thành một công cụ hữu dụng cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
      Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. Bên cạnh đó, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc. Đặc biệt việc nâng cao chất lượng thông tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu quyết định đầu tư, sản xuất cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước trên lĩnh vực quản lý Nhà nước, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử truyền thống cần phải được chú trọng. Một trong những nguồn thông tin được các nhà đầu tư quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ.

     Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Nội dung thông tin mà tài liệu điện tử phản ánh rất đa dạng và phong phú như chính hoạt động đa dạng và phong phú của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Cũng giống như tài liệu ghi trên chất liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin rất đa dạng như thông tin về hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin về hoạt động nghiên cứu, thông tin về hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh... Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu điện tử ngày càng tăng.
      Mặt khác dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Intenet (Trang Web điện tử) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Hiện nay, một số nước trong khu vực và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã ứng dụng việc lưu trữ tài liệu bằng chụp microfim, hoặc đĩa từ có dung lượng lớn thông qua các phần mềm xử lý chuyên ngành (các thiết bị kỹ thuật này dễ dàng tìm thấy trên thị trường Việt Nam). Với hệ thống lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ vào lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa và giáo dục truyền thống lịch sử cho thế hệ trẻ.
      Thực hiện chủ trương của Nhà nước, hiện nay một số địa phương đã thực hiện số hóa tài liệu (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định). Các loại hình tài liệu ( giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu trên đường truyền Intenet, tạo nên những cơ sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiếm thức một cách thuận tiện nhất. Hiện nay, khối kiến thức khổng lồ của nhân loại hình thành trong hàng trăm năm nay, trong đó có cả tài liệu lưu trữ đang tồn tại dưới dạng tài liệu giấy như: Văn bản, sách, hình ảnh… trở thành một sự cản trở rất lớn cho người khai thác sử dụng bởi tính hữu dụng, khả năng tiếp cận xã hội rất hạn chế. Mặt khác, các tài liệu ở dạng này phải chịu tác động cơ học của con người, môi trường nên việc lưu giữ, kéo dài thời gian tuổi thọ của tài liệu đòi hỏi rất công phu, tốn kém.
      Tuy nhiên, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy, việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng những rủi ro như: Cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa…Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thông tin của cơ quan và cần có khuôn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử; Công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được triển khai rộng rãi trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và công tác văn thư – lưu trữ nói riêng, chúng ta mới chỉ chú trọng đến số lượng phần cứng, việc sử dụng các phần mềm ứng dụng cũng còn rất hạn chế.
      Để khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử, cần có sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo và  nâng cao ý thức của cán bộ, nhân viên về quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử,  bằng cách xây dựng quy chế về quản lý tài liệu điện tử trong đơn vị, phân cấp một cách cụ thể trách nhiệm và quyền hạn xử lý, tiếp cận hồ sơ, tài liệu điện tử và một yếu tố quyết định chất lượng, hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
      Hồ sơ, tài liệu hình thành trong xử lý công việc của từng cá nhân phải được phân loại và quản lý thống nhất trong hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuyệt đối không tự ý xóa hoặc thay đổi thông tin của tài liệu, hằng năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lượng và chống xâm nhập của tác nhân gây hại. Các hồ sơ, tài liệu điện tử đến hạn nộp lưu sẽ được chuyển giao đầy đủ cho cơ quan phụ trách lưu trữ phân loại, lập mã số điện tử bảo quản trong hệ thống lưu trữ điện tử. Như vậy, chúng ta sẽ giảm đi công đoạn tốn kém số hóa từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử.
      Xây dựng hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu điện tử song song với bảo quản tài liệu giấy. Để công tác này đi vào nề nếp, cần có sự chỉ đạo thống nhất, sự nỗ lực quyết tâm cao của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và tinh thần trách nhiệm của từng cán bộ đối với tài liệu điện tử nhằm từng bước đưa công tác này theo hướng hiện đại./.