Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, là một trong những nội dung hoạt động quản lý nhà nước. Hồ sơ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác; từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 02 ngày 20/5/2011 về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh. Như vậy, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được quy định cụ thể, là cơ sở pháp lý quan trọng bắt buộc các cơ quan, tổ chức cũng như cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi tỉnh phải thực hiện trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc, đồng thời là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo các quy định hiện hành.

Kết quả hoạt động quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh; các Sở, ban ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp; do vậy, đã quan tâm nhiều đến công tác này từ việc ban hành danh mục hồ sơ các cơ quan, tổ chức quan tâm, có 42/76 cơ quan, tổ chức đã ban hành Danh mục hồ sơ (Văn phòng UBND, Sở Lao động, Thương binh - Xã hội,…); bố trí cán bộ hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã nhận thức rõ hơn trách nhiệm của mình đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; từng bước nghiên cứu phương pháp và nội dung công tác lập hồ sơ để thực hiện đạt hiệu quả.

Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường nhiều hơn so với thời gian trước đây, các cơ quan, tổ chức đã quan tâm mua sắm các thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ như: Bìa hồ sơ, cặp ba dây, các văn phòng phẩm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ từng bước được tăng cường và bổ sung đáng kể.

Tuy nhiên, qua kiểm tra và khảo sát thực tế tại 76/76 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và 11/11 huyện, thị xã, thành phốvẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Phần lớn các cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa hình thành được thói quen lập hồ sơ về công việc được phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ cơ quan. Trong các báo cáo của các cơ quan, tổ chức và thực tế kiểm tra việc lập Danh mục hồ sơ và tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc tại các cơ quan, tổ chức còn rất hạn chế, chưa đi vào nề nếp và đúng quy định của pháp luật.

Nhiều Danh mục hồ sơ được ban hành chưa bao quát hết đề mục các nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Trong thực tế, ở những cơ quan đã ban hành Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ thường do cán bộ văn thư, lưu trữ đến tận các phòng, ban để trực tiếp đôn đốc, nhắc nhở và hướng dẫn, chuyên viên không thể độc lập thực hiện lập hồ sơ. Đối với những cơ quan chưa ban hành được Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ theo cảm tính, không theo đúng nội dung và phương pháp lập hồ sơ đã quy định. Hiện nay, có nhiều cơ quan coi việc lưu hồ sơ trình ký là đã lập hồ sơ công việc và quản lý được hồ sơ. Đây chính là văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống để lại gánh nặng cho lưu trữ phải xử lý. Quan niệm chung của các cơ quan, tổ chức vẫn cho rằng việc xây dựng Danh mục hồ sơ là công việc hết sức khó khăn, không thể hình dung trước được những hồ sơ gì sẽ được lập trong năm. Vấn đề quan trọng là cần phải có lãnh đạo cơ quan quan tâm, chỉ đạo quyết liệt công tác lập hồ sơ của cơ quan, đơn vị mình; đối với cán bộ văn thư, lưu trữ phải có kỹ năng trong việc tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan xây dựng Danh mục hồ sơ, hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục.

Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ theo danh mục còn gặp nhiều khó khăn vì đôi khi không nhận được sự hợp tác tích cực từ cán bộ, công chức, viên chức.

Đa số cơ quan, tổ chức đã thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số cơ quan chưa thực hiện chưa nghiêm túc, không đúng theo quy định của nhà nước. Các tập lưu ở văn thư (kể cả tập lưu văn bản đến và tập lưu hồ sơ trình ký) được nộp lưu sớm hơn quy định (thường 6 tháng, có khi 3 tháng đã nộp vào lưu trữ cơ quan); trong khi các hồ sơ, tài liệu ở của các phòng, đơn vị sau 2 đến 3 năm mới nộp, dưới dạng tích đống.

Xuất phát từ thực trạng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và để tiếp tục thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh và các quy định tại Điều 9, 10, 11 và 12 của Luật Lưu trữ, cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ đề xuất một số giải pháp khắc phục trong thời gian tới  như sau:

Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền bằng các hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề hoặc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Trước mắt cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 110, Nghị định số 09 của Chính phủ, Thông tư 01 của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướng dẫn phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư 01 của Bộ nội vụ.

Nhóm giải pháp thực hiện Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh để thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lập hồ sơ và công tác văn thư, lưu trữ.

Tổng kết 03 năm thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 307/QĐ-CTUBND ngày 23/02/2012 của UBND tỉnh Bình Định để đánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh.

Nhóm giải pháp kiện toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức

Nội dung công tác văn thư được tổ chức thực hiện ở nhiều bộ phận trong cơ quan. Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu. Các công việc khác như soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức công văn lưu và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp. Bộ phận lưu trữ thực hiện thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan. Như vậy, việc kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải được quan tâm sao cho phù hợp với những nội dung công việc như trên.

Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ đã được quy định các văn bản của Bộ Nội vụ.

Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm cộng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách.

Số lượng cán bộ cần đào tạo mới, đào tạo lại hoặc cần được bồi dưỡng để nâng cao trình độ theo yêu cầu của tiêu chuẩn chức danh đảm nhận.

Nội dung đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật để cán bộ văn thư, lưu trữ làm tốt chức năng văn thư, lưu trữ mà còn phải có đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm và lòng yêu nghề.

Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc đầu tư để nâng cấp cơ sở vật chất công tác văn thư, lưu trữ cần phải tiếp tục tăng cường hơn nữa như: Bố trí phòng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại; tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, căp 3 dây, bìa hồ sơ; máy điều hòa nhiệt độ; đồng hò treo tường; các vật phẩm văn phòng cần thiết; kho lưu trữ bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… tất cả các thiết bị và vật phẩm văn phòng phải được bố trí hợp lý và cố định để dễ sử dụng khi cần thiết.

Nhóm giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ

Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, lưu trữ; hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức mới chỉ ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn bản và một số cơ quan, tổ chức bước đầu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến. Trong khi đó, khả năng ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ trong công tác văn thư, quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa được khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc.

Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp là phải có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm của ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và chế độ trang bị bảo hộ lao động là hết sức cần thiết.

Ngoài ra, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải hết sức cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy hết năng lực của mình phục vụ cho công việc, góp phần đưa công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử tỉnh từng bước ngày càng khoa học, thống nhất, nâng lên một tầm cao mới về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ Việt Nam./.