Việc chi phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ được quy định tại Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ công chức, viên chức; Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chưc, viên chức ngành lưu trữ.

Theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ quy định "Cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp và thường xuyên làm việc ở nơi độc hại, nguy hiểm theo quy định tại Thông tư này mà chưa được cơ quan có thẩm quyền thoả thuận áp dụng chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm, thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có văn bản đề nghị Bộ, ngành (nếu thuộc Trung ương quản lý), Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (nếu thuộc địa phương quản lý). Trên cơ sở đề nghị của cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ, công chức, viên chức, Bộ, ngành hoặc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có văn bản đề nghị Bộ Nội vụ (kèm theo hồ sơ) để trao đổi thống nhất với Bộ Tài chính và các Bộ, ngành liên quan thoả thuận hưởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm".

Đồng thời, Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/01/2005 của Bộ Nội vụ chỉ hướng dẫn việc chi trả phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ chuyên trách. Như vậy, người làm công tác văn thư chuyên trách nhưng không làm công tác lưu trữ thì không hưởng được chế độ phụ cấp độc hại.